יגאל שטארק – סודות השיווק בפעולה איך לעשות הון ולהתפתח אישית
להגיע ל-0 הודעות באינבוקס של תיבת המייל שלכם, זהו סמל סטטוס בעולם הפרודוקטיביות. אנשים שמסוגלים לשמור על אינבוקס ריק בסוף היום, הם מושא להערצה, הערכה והשראה עבור מי שמבין את המשמעות של זה.
ברגע שהצלחת לרוקן את האינבוקס שלך לחלוטין, זוהי תחושה נפלאה. כאילו החזרת את החובות, סגרת חשבונות, אינך חייב דבר לאף אחד וסוף סוף אפשר לנשום לרווחה.
זו תחושת שחרור בלתי רגילה, במיוחד אם במשך תקופה ארוכה האינבוקס שלך נראה כמו סל עמוס בכביסה מלוכלכת שאין כוח לכבס אותה.
והתחושה הזו תימשך לפחות עד שיגיע המייל הבא…
מיילים שלא נענו ונשארו ל"מתישהו אחר כך", הם משקולת על הנשמה. אולי זה נשמע קצת דרמטי, אבל יש לזה אפקט פסיכולוגי שלא כולם מודעים אליו. כל מייל שהשארנו לאחר כך, הוא למעשה מטען רגשי ומנטאלי קטן שהמוח מאחסן אי שם באחד המאגרים שבו כל פריט מקבל תווית "עניין לא סגור". ככל שאגרנו יותר פריטים עם תווית כזו, רמות הלחץ, המתיחות והחרדה היום יומית שלנו עולות.
זה קורה גם אם איננו זוכרים כלל שיש מייל שלא טופל או עניין לא סגור אחר. מנגנון ההדחקה עובד כמו מטוס חמקן משוכלל – עובר מתחת לרדאר וגורם לנו "ללכת עם ולהרגיש בלי", אבל רק בטווח הקצר. במילים פשוטות – התת מודע "זוכר" הכל ואם לא ננהל אותו בצורה נכונה, אנו עלולים להרעיל את החיים של עצמנו.
ברוב המקרים קשה למצוא את המוטיבציה לעשות ניקיון יסודי בתיבת המייל. זה נראה מרתיע ואפילו בלתי אפשרי, במיוחד אם יש לך מאות ואולי אלפי מיילים שלא ברור מה לעשות איתם, אבל חבל למחוק. הרבה יותר קל לדחות את ההחלטה הזו לאחר כך – ליום אחר, לסוף שבוע פנוי, לרגע שבו יהיה פחות לחץ בעבודה וכו'.
איך להגיע ל-0 הודעות באינבוקס שלך?
ההצעה שלי היא להפוך את המשימה המפחידה הזו ממשהו מרתיעה, למשהו כיפי ומהנה – מסיבה פרטית עם תיבת המייל שלכם. שימו מוזיקה שאתם אוהבים, תפתחו בקבוק בירה ותכינו כמה שעות פנויות (תלוי בגודל האינבוקס שלכם). אפשר גם להזמין חברים ולעשות את זה ביחד – מסיבת ניקוי מיילים (הגיקים ממש יאהבו את הרעיון).
אז ממה מתחילים? הנה כמה כללים שיעזרו לכם לעשות סדר באינבוקס:
1. התחילו מהסוף.
טפלו קודם כל במיילים הישנים ביותר. ככל שהמייל שכב יותר זמן באינבוקס, כך הסבירות שהוא עדיין אקטואלי וזקוק לטיפול, נמוכה יותר. ברוב המקרים, תוכלו פשוט למחוק את המיילים האלה ולהתקדם עם המשימה מהר יותר. כלל אצבע פשוט – אם לא נגעתם במייל למעלה מחודשיים, אתם יכולים למחוק אותו בביטחון מוחלט. כנראה שאינכם זקוקים לו באמת ואפילו לא תיזכרו בעתיד שהוא אי פעם נשלח אליכם.
2. החליפו את המחשבה "חבל למחוק" במחשבה "חובה למחוק".
הרבה פעמים אנחנו שומרים באינבוקס מיילים עם מידע שאיננו זקוקים לו ברגע זה, אבל חבל למחוק… המחשבה שאולי אי פעם נזדקק או נרצה לראות שוב את מה שיש במייל, גורמת לנו לשמור אותו. זה קורה בעיקר עם סרטונים, מצגות, קישורים ותמונות ששולחים אלינו. אם נתקלתם במשהו כזה בתיבת המייל ואמרתם לעצמכם "חבל למחוק… אולי בעתיד…" – תמחקו בלי לחשוב פעמיים. ב-99% מהמקרים לא תצטערו על זה.
אבל אם בכל זאת יש לכם נטייה לאספנות כרונית, קראו את הסעיף הבא.
3. שמרו את מה שחשוב במקום המתאים, אך לא באינבוקס.
אם בכל זאת החלטתם שהמייל שקיבלתם מכיל מידע חשוב שתזדקקו לו בעתיד וכדאי לשמור אותו, עשו זאת בחכמה. השתמשו בתיקיות או בתוויות (labels) של ג'ימייל, כדי ליצור קטגוריות והעבירו את המייל לשם. אם מדובר במסמכים או קבצים, תוכלו להוריד אותם ולשמור בתיקייה על הדיסק הקשיח ואף לסנכרן עם הענן בעזרת שירות כמו דרופבוקס. קישורים תוכלו לשמור ברשימת המועדפים בדפדפן או ליצור תווית מתאימה. כנ"ל לגבי משימות שאתם שומרים במיילים.
4. ענו מיידית על מה שדורש תשובה.
בדרך כלל מיילים שצריך לענות עליהם, אלו מיילים שהגיעו בימים האחרונים. אם יש משהו שלא עניתם עליו לפני כמה חודשים, כנראה שכבר אין טעם לענות ואפשר למחוק.
אם התשובה על המייל תדרוש מכם פחות מ-10 דקות, עשו זאת מיידית. אם התשובה דורשת יותר זמן, צרו תיקייה (למשל "להחזיר תשובה") שבה תרכזו את כל מה שצריך לענות עליו ודורש יותר מ-10 דקות למייל והעבירו את המייל אליה. תוכלו לחזור לתיקייה הזו, ברגע שתוכלו להקדיש זמן למיילים האלה. כנראה שהם יהיו בודדים.
סיימתם? יש לכם 0 מיילים באינבוקס? כל הכבוד, מגיעה לכם מדלייה!
אבל זה עדיין לא הסוף אלא רק ההתחלה של חיים חדשים. מעתה צריך לשמור שהאינבוקס לא יתמלא שוב תוך זמן קצר. בשביל זה יש כמה צעדים של "רפואה מונעת" שכדאי לבצע כדי שיהיה קל יותר לשמור על אינבוקס ריק גם בעתיד.
טיפים לרפואה מונעת של תייבת המייל שלכם
א. משמעת עצמית – שנו את הרגלי הטיפול במיילים.
הכי חשוב והכי קשה זה להחליט "מה לעשות עכשיו עם המייל הזה". הרבה פעמים אנחנו מחליטים שלא להחליט עכשיו, וזו הסיבה להצטברות המיילים.
אמצו לעצמכם כלל – לעולם לא להשאיר מיילים לאחר כך. התחלתם לעבור על המיילים? טפלו בכל המיילים שהגיעו, בהתאם לכללים שנתתי קודם. אם משהו דורש תשובה במועד מאוחר יותר, פשוט העבירו אותו מהאינבוקס לתיקייה יעודית.
ב. החליטו על זמני ניקוי יומיים לאינבוקס.
רעיון טוב לעשות מעבר על כל המיילים פעמיים ביום – בתחילת היום ולקראת הסוף. כך תוכלו להתחיל את היום עם אינבוקס נקי ולסיים את היום עם אינבוקס נקי. זה נותן הרגשה מעולה.
ג. הסירו את עצמכם מרשימות תפוצה שאתם לא באמת קוראים.
אם יש לכם מנוי לקבוצות דיון, אתרי קופונים, תגובות בפורומים או כל דבר אחר שתוכלו למצוא באינטרנט אם באמת תצטרכו את זה, הסירו את עצמכם מהרשימות האלה.
הסירו את עצמכם מרשימות תפוצה שאתם קוראים רק מכוח האינרציה, כי מתישהו זה היה מעניין ואתם עדיין מרגישים שאולי תצטרכו את זה בעתיד. השאירו רק את מה שאתם באמת קוראים מההתחלה ועד הסוף.
ד. הפרידו בין תיבת המייל האישית, לתיבת המייל של העבודה.
ככל שאתם מקבלים יותר סוגים שונים של מיילים לאותה התיבה, כך קשה יותר להתמודד איתם. זה לא כיף לקבל מיילים של עבודה כשאתם כבר הגעתם הביתה וזה לא לעניין להתעסק במיילים אישיים בזמן העבודה. אם תעשו הפרדה, יהיה לכם הרבה יותר קל לנהל כל אחת מתיבות המייל ולא לערב בין החיים הפרטיים לעבודה.
אם תשמרו על הכללים האלה, תוכלו הרבה יותר בקלות לשמור על אינבוקס ריק ותרגישו הרבה יותר קל על הנשמה.
ספרו בתגובות מה אתם עושים כדי לשמור על אינבוקס נקי ואיזה טיפים יש לכם בעניין?