יגאל שטארק – נסיקה להצלחה

לאנשים שעוסקים בפיתוח עסקי ולאנשים בכלל, אחת הבעיות המרכזיות היא בעיית ניהול הזמן.
כמות סוגי העיסוקים גדלה מיום ליום. אתה צריך גם ללמוד בעצמך, גם להתחיל לעבוד על פי החומר הנלמד החדש, גם לתחזק ולהמשיך לפתח את מה שהתחלת אתמול, גם לעשות את העבודה השוטפת שלך, גם להקצות זמן למנוחה, גם לטפל במקרים חריגים ובלת"מים, גם לעסוק בספורט ובתחזוקת הגוף שלך וכו' וכו' וכו'.
זה תמיד מתחיל ממספר בודד של עיסוקים שגודל כמו כדור שלג. יותר גרוע מזה, הוא שהמינונים וסדרי העדיפויות של העיסוקים, משתנים. לפעמים לימוד ועיבוד חומר חדש דורש זמן רב ולפעמים אתה שם אותו בצד לתקופה מסויימת ומתרכז בתחזוקת היסודות שבנית עד עכשיו.

אני תמיד ניסיתי להתרחק משיטות לניהול זמן, כי ברגע שהייתי מתחיל להשתמש בהן, בהתחלה זה היה נחמד ועשה סדר נוח, אך עם הזמן הייתי מרגיש שזה יותר מקבע מאשר עוזר, מכיוון שאלמנט ההחלטות והפעולות הספונטניות היה נגזל ממני ונתחם בזמן קבוע מראש.

המסקנות שהגעתי אליהן היום (ויש סיכוי שזה ישתנה בעתיד) בנושא ניהול זמן, הן כאלה:
א. צריך להכיר את שיטות ניהול הזמן ולדעת להשתמש בהן.
ב. לא צריך להשתמש בהן במהלך כל החיים ובכל התחומים, אלא להפריד בין התחומים והתקופות שבהם משתמשים בהן לכאלו שבהם לא.
ג. אין צורך להשתמש במערכת מסובכת יותר מדי של ניהול זמן. הכללים הבסיסיים, שאפשר לסכם אותם לרשימה של כ-10-15 כללים, מספיקה בהחלט. ירידה לדקויות הקטנות ביותר ולשימוש בכל האספקטים שהשיטה מאפשרת, תיצור הרגשת ניכור, תפגום ביעילות ותעכור את שמחת החיים אצל המשתמש.
ד. מלוא התפארת של שיטת ניהול הזמן המלאה, טובה למחקר אקדמי, אך לא לשימוש יום יומי.
ה. שימוש בגרסת הלייט של שיטת ניהול הזמן, יכולה להקל על החיים, להעלות את היעילות בתחומים רבים, לטפל בבעיות מוטיבציה ולמנוע לחצים ומתחים מיותרים.
ו. יש אנשים שצריכים יותר את שיטות ניהול הזמן ויש כאלה שפחות. זה תלוי גם באופי החיים, גם במורכבות וריבוי העיסוקים, וגם במנגנון מובנה של ניהול וסידור זמן שהם אימצו לעצמם עוד מהילדות. לכן אי אפשר לתת נוסחא כללית וחד משמעית שתתאים לכולם, אלא על כל אחד לעשות התאמה אישית.

בעבר כתבתי על אחד האספקטים של ניהול זמן תחת הכותרת "זוללי זמן ואנרגיה בעבודה". אני שוקל אם להמשיך לכתוב על אספקטים נוספים, עד אשר אני אכסה את הנקודות הבסיסיות והחשובות ביותר לדעתי.

במהלך עבודה מתוכננת, אנחנו עושים הרבה פעולות קטנות שלא התכוונו לעשות, אך איכשהו נגררנו אליהם ועשינו בתור "גחמה רגעית". למשל בזמן כתיבת מסמך ארוך, אנחנו גוניבים כמה שניות לעצור את העבודה ולהציץ בעמוד החדשות באינטרנט או לבדוק דואר. לפעמים זה גורר אותנו להפסיק את העיסוק הקודם ולהתחיל משהו חדש – לענות על מכתב שראינו בתיבה, להתחיל לקרוא כתבה שנתקלנו בה בעמוד החדשות, והמסמך עליו עבדנו בהתחלה ננטש, עד אשר ניזכר לחזור אליו.

ההסחות הקטנות האלה מפריעות לנו לבצע משימה מסויימת מתחילתה ועד סופה. אנחנו יודעים זאת אך בכל זאת מרשים לעצמנו להתנתק מהעבודה ולגנוב כמה שניות לטובת משהו "לא קשור".
זה קורה בגלל שיש את אותם הגירויים החיצוניים שאנחנו כל כך אוהבים ובגלל ההרגלים שפיתחנו לעצמנו, שמרשים לנו להתנתק לטובת ההנאות הקטנות.

אני קורה לכל אותם הגירויים שאנו מרשים להם לקטוע את העבודה שלנו באמצע "זוללי זמן ואנרגיה". הם אינם נחוצים, אך אנו בכל זאת לא יכולים לעמוד בפיתוי. הם קוטעים את העבודה, מסיחים את תשומת הלב שלנו, גורמים לאבד ריכוז במשימה ודרוש זמן בשביל לחזור ולשקוע בחזרה לתוך המשימה עליה עבדנו. לא רק שדרוש זמן לעניין, אלא דרושה גם אנרגיה וכל סוויץ' של קטיעת בלוק עבודה באמצע, מעייף אותנו.

כדי שהעבודה שלנו תהיה יעילה, יסודית ומהירה, אנו חייבים ללמוד לעשות כל משימה מתחילתה ועד הסוף המתוכנן שלה, בלי להתנתק לטובת גחמות בלתי מתוכננות. לשם כך בתור התחלה אני מציע לעשות שלושה דברים:

א. לזהות את "זוללי הזמן" שלנו. למצוא את אותם הגירויים שאנו כל כך אוהבים לפנות אליהם, תוך קטיעה בלתי מתוכננת של רצף העבודה.

ב. להקצת זמן מסויים, בו נעסוק ב"זוללי הזמן". זה יהיה זמן מוקצה מראש בו נבדוק מייל, נקרא חדשות, נעשה שיחות חולין בטלפון וכד'. בשום זמן אחר חוץ בזמן המוקצה מראש לזוללי הזמן, אסור לנו להתעסק בהם.

ב. להחליט עבור כל משימה, לפני תחילתה, מהי נקודת התחלת העבודה ומהי נקודת סיום העבודה (זה יכול להיות זמן מסויים או תוצאה מסויימת). עד אשר לא נגיע לסיום הזה, לא לעבור לשום דבר אחר. למרות הפיתוי והנסיונות האוטומטיית של הגוף שלנו לעשות סוויץ' רגעי ולגנוב "רק כמה שניות", אסור להתנתק מהעבודה.

במהלך הזמן שהקצנו למשימה, כל המשאבים של המוח צריכים להיות מוקצים רק עבורה.